Tæt dialog og fokus på roller, opgaver og ansvar mellem tillidsvalgte og ledelse er nøglen til et godt psykisk arbejdsmiljø og fokus på kerneopgaven.

Det mener man på børneinstitutionen Posekær i Aabenraa Kommune, der huser 24 børn og unge med psykiske og/eller fysiske handicaps.

Stigende kompleksitet kalder på stærk TRIO

Her har en nyoprettet TRIO med fem medlemmer (to TR, to AMR og én leder) fået støtte fra konsulentholdet i psykisk arbejdsmiljø, SPARK, til at styrke og synliggøre TRIO.

- Vi er i en situation som mange andre præget af stor foranderlighed, både i forhold til at være en del af handicapområdet, være en del af en større kommune og i forhold til efterspørgsel fra børn, der har brug for et døgntilbud fra os. Samtidig er kompleksiteten i opgaveløsningen øget gennem de senere år. Det var afsættet til at begynde at arbejde med TRIO’s interne samarbejde, siger Per Schmidt Hansen, leder af børneinstitutionen Posekær med godt 80 ansatte bl.a. socialpædagoger, pædagogiske assistenter, social- og sundhedsassistenter og ergo- og fysioterapeuter.

Det er blevet til i alt fire møder med fokus på roller, opgaver og ansvar. For Karen Bladt, tillidsrepræsentant for socialpædagogerne, har det været godt at have fokus på det fælles ansvar, der påhviler TRIO – og samtidig blive bevidst om sin egen særlige rolle, som f.eks.TR eller AMR.

- Tidligere har det været sådan, at arbejdsmiljørepræsentanten tog sig af noget, lederen af noget andet og jeg som tillidsrepræsentant af noget helt tredje. Nu har vi brug for at finde vores roller i et nyt samarbejde, hvor vi kan sparre med hinanden og samtidig bruge vores forskellighed til at finde fælles løsninger til gavn for vores kolleger, siger hun.

Markedspladsen

For at være en stærk TRIO er det vigtigt, at medarbejdere og ledere bliver klogere på egne og de andres ressourcer og finder ud af, hvordan de kan hjælpe og supplere hinanden. I forløbet har TRIO arbejdet med værktøjet Markedspladsen. Det er en øvelse, hvor man på skift fortæller og lytter til hinandens overvejelser over en række spørgsmål.

• Hvad vil jeg sælge? - Hvad er jeg god til?
• Hvad vil jeg købe? - Hvad vil jeg gerne lære eller blive bedre til?
• Hvad har jeg under disken? - Hvilke skjulte kompetencer og ressourcer har jeg ikke i spil?
• Hvad har jeg udsolgt af? - Hvad er jeg træt af at gøre?

- Vi snakkede både om stærke og svage sider, og i forhold til at skabe tryghed i TRIO er det vigtigt at have delt de her ting. Det er en øvelse, vi vil bruge, når der kommer nye TRIO-medlemmer, siger Per Schmidt Hansen.

Se faktaboks, hvis du vil have mere inspiration til øvelsen.

Øvelse synliggør roller i TRIO

For at hjælpe dialogen om roller og ressourcer endnu mere på vej gennemførte SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen også en øvelse, hvor hun anvendte en lang række udsagn, der taler ind i TRIOs opgaver, ansvar og samarbejde.

Hun skrev dem på A4-ark – et udsagn pr. ark. Derefter skulle hvert TRIO-medlem vælge et udsagn, som vedkommende fandt mest interessant eller vigtigt, og fortælle de andre, hvorfor han eller hun havde valgt netop dette udsagn. Det gav anledning til dialog om de valgte spørgsmål i gruppen.

Det var spørgsmål i stil med:

• Hvilken slags (stærk) TRIO vil vi gerne være? Hvad vil vi stå for og kendes på? Have særligt fokus på?
• Hvilke roller har vi hver især i MED/TRIO? Hvad gør vi for at skabe klare roller i MED-udvalget/TRIO?
• Hvad gør vi for at skabe fælles mål og retning for arbejdet? Hvilke konkrete mål har vi sat for de resultater, vi ønsker at skabe?
• Hvordan kan vi bruge vores forskellige roller og positioner, så vi bedst muligt hjælper medarbejderen med at løse kerneopgaven?
• Hvordan fortæller vi vores kolleger om, hvad vi laver som TRIO/MED, og hvordan de kan bruge os?

- Øvelsen sikrer, at der bliver talt om det, der er vigtigt for dem, der sidder rundt om bordet – og at alle kommer til orde. Efterfølgende samler vi op på de vigtige pointer og erfaringer. Her bruger vi et skema med følgende tre kategorier: Hvad skal vi parkere, hvad skal vi bevare, og hvad skal vi udvikle på?, siger Mille Trøst Simonsen.

Se manual til øvelsen i faktaboks.

Kinderæg som gulerod

Øvelsen med de mange udsagn førte bl.a. til, at TRIO blev bevidst om vigtigheden af at være synlig i forhold til resten af organisationen. Det skal være slut med imaget som ”en forkromet lille enhed, der sidder bag lukkede døre”, som leder Per Schmidt Hansen udtrykker det.

- Vi er afhængige af, at medarbejderne bruger os. For at skabe opmærksomhed vil vi lave nogle skæve ting. Sidste gang, vi havde trivselsundersøgelse, indkøbte vi Kinderæg, hvor man skulle spise chokoladen og putte sit navn ind i plasticbeholderen. Bagefter blev der trukket lod om en præmie. Det gjorde, at vi fik en svarprocent på over 90, siger han.

TRIO-medlemmerne har præsenteret sig på et fællesmøde og har desuden besluttet, at TRIO skal have et fast punkt på hvert fællesmøde.

- Næste gang, vi har fællesmøde, skal jeg og den anden TR holde et lille oplæg om, hvilke redskaber vi har fået af Mille (SPARK-konsulenten), og hvordan de som kolleger kan bruge os. Budskabet er: ’Kom og spørg. Vi kan bruges til alt’, siger Karen Bladt.

Skabelon for dagsorden til TRIO-møde

SPARK-forløbet har også betydet, at TRIO har fået udarbejdet en konkret skabelon for en dagsorden, som skal sikre, at gruppen kommer hele vejen rundt, når der holdes møde hver sjette uge.

For leder Per Schmidt Hansen er det afgørende, at TRIO fremstår som en gruppe, der kan finde ud af at samarbejde. Som medarbejder spejler man sig i ledelsen – og i TRIO.

- Det med at vise sig frem som en enhed, så ligeværdigt som det nu kan være, det tror vi på, kan have en god afsmittende effekt i forhold til medarbejderne, siger han.

For TR Karen Bladt kan TRIO bruges til stort set alt. Ikke mindst i forhold til arbejdsmiljøet.

- Det kan være en lille ting, der går en medarbejder på. Når jeg tager det med i TRIO, kan vi snakke om det, få flere vinkler på og finde en løsning. Også i forhold til den udfordring, vi har med stadig flere udadreagerende unge, kan vi bruge TRIO, siger hun.  

TRIO er symbol på fælles opgaveløsning

For Per Schmidt Hansen er TRIO-samarbejdet et opgør med tankegangen om at se ledelse, TR og AMR som isolerede størrelser, der har forskellige opgaver.

- Vi er gensidigt afhængige af hinanden, og vi er interesseret i de samme ting. På den måde er TRIO et symbol på, at vi kun kan løfte opgaven i fællesskab, siger han og understreger, at det ikke er et opgør med ledelsesretten – bare en erkendelse af, at han som leder ikke altid har den nødvendige indsigt til at træffe langtidsholdbare beslutninger i enrum.

I processen med SPARK-konsulent Mille Trøst Simonsen har formen spillet en rolle. Møderne er strukturerede, men præget af dialog og brug af visuelle virkemidler og grafisk facilitering. Det gør møderne langt mere levende, end hvis der havde været anvendt PowerPoint.

- Vi har gemt alle de papirer, Mille har skrevet og tegnet på, og det har givet god inspiration til, hvordan man kan præsentere noget på et fællesmøde, siger Per Schmidt Hansen og understreger, at en HR-konsulent fra Aabenraa Kommune var med på et af møderne.

Børneinstitutionen Posekær og HR-konsulenten har efterfølgende fået et godt samarbejde bl.a. om APV – foruden, at konsulenten nu vil anbefale SPARK til andre af kommunens institutioner.   

Selvom SPARK-processen nu er slut, vil der gå lang tid, før de fulde effekter slår igennem, mener både Karen Bladt og Per Schmidt Hansen. Men sådan må det være i en kompleks verden.

- Generelt undervurderer man, hvor lang tid, det tager at implementere ting ordentligt. Men lad os tales ved om et års tid og se, hvad der er sket. Nu har vi arbejdet med at styrke TRIO og fået lavet en plan for, hvordan TRIO som en nyoprettet enhed bliver rullet ud i organisationen. Nu skal vi handle, lyder det fra Per Schmidt Hansen.