Byens Drift, som er en del af Københavns Kommunes teknik og miljøforvaltning, har prøvet at indføre en ny form for styring for organisationens godt 1000 medarbejdere. For at komme i mål med forandringsprocessen har man inddraget de berørte ledere og medarbejdere i et samarbejde med Fremfærd, der er et partssamarbejde mellem KL og de faglige organisationer.

Samarbejdet med Fremfærd har resulteret i uddannelsesforløb af ledere, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter i samskabt styring. Projektet blev dog imidlertid sat i bero på grund af en række organisatoriske ændringer i Byens Drift’.

Postdoc og ph.d. Andreas Hagedorn Krogh, Roskilde Universitet, har set nærmere på projektet som en del af sin større forskningsbaserede evaluering af Fremfærds rammeprojekt ”Mere kerneopgave – mindre bureaukrati”.

For ham er der en række lærepointer fra projektet i Byens Drift – her opsummeret i seks anbefalinger, der kan gøre det lettere for ledere, konsulenter, MED-udvalg og tillidsrepræsentanter i kommunerne at vurdere, om samskabt styring er noget for dem. 

1. Værdien af samskabt styring skal erfares i praksis

Samskabt styring som metode skal først og fremmest praktiseres - ikke forklares og formidles. Det kan være svært at forstå samskabt styring som abstrakt styringskoncept. Derfor skal den læring, der finder sted, når man arbejder med samskabt styring, være forankret i praksis.

- Især for medarbejdere, der har fokus på drift, kan proces-snak og tale om tænkningen bag samskabt styring blive drænende, siger Andreas Hagedorn Krogh.

Medarbejderne i Byens Drift repræsenterer mange forskellige personaletyper og uddannelser bl.a. specialarbejdere, gartnere og brolæggere. Værdien for dem ligger i det daglige arbejde med kerneopgaven, og kulturændringen sker gennem samarbejde om konkrete løsninger, påpeger forskeren.

LÆS OGSÅ: Byens Drift vil styre efter kerneopgaven: Vores arbejde skal have effekt for borgerne

2. Tilpas forløbet til de forskellige faggrupper

Medarbejdere med driftsstøttende funktioner, der f.eks. arbejder med HR, økonomi og udvikling, har også været på workshop for at lære om samskabt styring. Og i modsætning til medarbejdere ved maskinerne vil de gerne have mere teori bag effektbaseret styring og arbejde med at operationalisere begrebet.

- Derfor er det helt afgørende at tilpasse forløbene til de enkelte fagligheder, siger Andreas Hagedorn Krogh.

3. Medarbejdere fra pilotprojekter skal formidle konkrete eksempler 

For at få en optimal overgang fra undervisning til daglig drift, at det vigtigt, at medarbejderne ved, hvad forandringen konkret betyder for den måde, de skal løse deres arbejdsopgaver på.

Vil den nye måde at arbejde med styring fx. betyde, at man vil gå til fejning af cykelstier på en anden måde? Her kan en løsning være tidligt i et forløb at afprøve metoden på et par pilot-arbejdspladser, som kan vise, hvordan man nu skal udføre opgaver på en ny måde. 

- Det vil gøre tænkningen mere forståelig og umiddelbart appellerende for de øvrige ledere og medarbejdere, siger Andreas Hagedorn Krogh.

4. Giv leder og tillidsrepræsentant erfaring med at samarbejde på nye måder

En vigtig pointe i et ”samskabelses-eksperiment” er, at ledere og tillidsrepræsentanter og evt. TRIO’er (leder, TR og AMR) får erfaring med at samarbejde på en ny måde – og dermed i højere grad vender sig til også at kunne påtage sig en anden rolle end den, der er påkrævet, når der fx skal forhandles. 

For at nå dertil er det imidlertid væsentligt at være tydelig omkring, hvornår man er i forhandlingsrummet, og hvornår man er i samskabelsesrummet, hvilket blev tydeligt i Byens Drift, hvor man havde valgt at inddrage de 35-40 TRIO’er i arbejdet med samskabt styring.

Her er en vigtigt læring, at samarbejdet omkring samskabt styring ikke skal træde i stedet for det etablerede forhandlingssystem.

- Hvis det præsenteres eller opfattes sådan, vil det naturligvis skabe modstand. Målet er at øge samarbejdet omkring konkrete udfordringer og løsninger på forskellige niveauer – altså at introducere en ny måde, TRIO’erne også kan samarbejde på, siger Andreas Hagedorn Krogh.

Dette punkt er selvfølgelig kun relevant i de tilfælde, hvor man vælger at arbejde med TRIO'er og TR'erne og ikke nødvendigt de steder, hvor man primært involverer 'almindelige' medarbejdere. 

5. Inddrag 'almindelige' medarbejdere som super-brugere

Samskabt styring handler om at skabe styring sammen. Det handler om at løse udfordringen sammen med andre, der har en aktie i at finde en løsning. Det er i høj grad en kommunikationsopgave og en opgave, der handler om inddragelse.

Her kan det være en fordel at inddrage 'almindelige' medarbejdere til at holde samskabelses-eksperimentet i gang, så det ikke kun er driftkoordinatorer og tillidsrepræsentanter, der har ansvaret for, at der arbejdes med medarbejderinddragelse. 

- De deltagende medarbejdere vil gennem deres engagement og lokalkendskab kunne formidle metoden til deres kolleger og fungere som en slags super-brugere i samskabt styring, siger Andreas Hagedorn Krogh. 

6. Samskabt styring kan godt bruges til at arbejde med mål og effekt

Samarbejdet med Byens Drift omkring samskabt styring adskiller sig fra andre projekter om afbureaukratisering ved at have klart definerede og politisk fastsatte mål fra start.

- Det er nyt at tænke samskabt styring ind som metode til at implementere et nyt styringsparadigme. I Byens Drift gjaldt det om at finde måder at få omsat tænkningen om effektbaseret styring til praksis, hvor man andre steder har lagt det mere åbent ud, hvad der forstås ved afbureaukratisering, og hvordan man skaber mere tid til kerneopgaven, siger Andreas Hagedorn Krogh.

På samme måde kan der ligge en indbygget konflikt i at arbejde med både effektbaseret styring og samskabt styring, fordi effektbaseret styring ifølge forskeren kan forbindes med New Public Management, der fokuserer på effektiv udnyttelse af eksisterende ressourcer gennem konkurrence og kontrol, mens samskabt styring bygger på New Public Governance, der har fokus på tillidsbaseret ledelse, netværksstyring og samskabelse.

- Her kan der ligge et modstridende rationale, der kan give gnidninger i processen. Men samtidig viser dette projekt, at man godt kan arbejde med samskabt styring og med mål og effekt, siger han.