Den 1. januar 2016 var en skelsættende dag for Vej og Park i Viborg Kommune. De skrottede nemlig alle gamle digitale og papir-systemer og gik i gang med at bruge helt nye digitale værktøjer til nærmest alt i forbindelse med driften. Medarbejderne havde allerede registreret deres timer digitalt gennem nogle år, men nu blev det bredt ud.

Borgerindberetning, ordrestyring, digitale kort, digital bestilling af skilte, digital styring af vinterdrift og alle ruter er bare nogle af de ting, der er sket. Medarbejderne modtager også opgaver digitalt, og de afslutter selv opgaverne digitalt. Det sker gennem de iPhones og iPads, som alle medarbejdere er blevet udstyret med. Arbejdspladsen har delt sine erfaringer med Fremfærd Bruger-projektet ’Teknologi og tillid’.

- Vi var måske ikke 100 procent klar. Vi havde ikke alle været på kursus, men vi valgte at tage ja-hatten på og gå i krig med det. Når man er tvunget til at bruge det, så lærer man det hurtigere. Når der ikke er noget alternativ, så er du nødt til at stikke fingrene ned i det. De gamle systemer blev slettet, siger Kræn Bach Holmberg, der er driftsleder hos Park og Vej Service i Viborg.

Det blev en stejl og hård læringskurve gennem de første måneder, og det mærkede medarbejderne også.

- For nogle medarbejdere har det været hårdt, men det er blevet god t. Når mange af os er over 50 år, så er vi ikke opfostret med iPads og IT-teknologi, og det er jo en kultur og gruppe af arbejdsmænd, der er her i forretningen. De har været her i mange år, og det er helt nyt for dem, siger Svend Erik Vestergaard, der er specialarbejder.

Altid hjælp fra kollegaer

Inden de nye systemer blev rullet ud, blev der uddannet nogle superbrugere, der skulle gå forrest og være klar til at hjælpe alle de andre af de ca. 100 medarbejdere. Det første år var et prøveår, og i vinteren 2017 var der opfølgningskurser for alle.

- Det var et fem timers IT-kursus for alle ansatte, både administrationen og dem i marken. Det har været helt basalt: Hvordan fungerer en iPhone? Vi gennemgik alle apps og funktioner. Det har været en kæmpe succes. Nu er alle opdateret, og der er ikke nogen, der har en undskyldning for at sige, at de ikke har set det. Det betyder ikke, at alle kan det til fingerspidserne, det er forskelligt, hvor meget de bruger systemerne. Nogle bruger meget, nogle bruger lidt. Vi arrangerede selv kurserne, så det blev i et forum, hvor folk kendte hinanden og ikke var bange for at stille de dumme spørgsmål, siger Kræn Bach Holmberg.

Netop det med at hjælpe hinanden har gjort noget godt for arbejdspladsen, mener Svend Erik Vestergaard.

- Vi er kommet tættere på hinanden på arbejdspladsen. Der er nok mange, der ikke vil indrømme det, men vi er nok rykket lidt tættere sammen i bussen, fordi vi skal det her. Vi er nødt til at hjælpe hinanden. Kværulanten, der smider iPaden og siger: ”Det kan være lige meget, jeg vil have det på papir,” har jo fået at vide, at han skal bruge iPaden, og der er altid en kollega, der giver en hånd med og hjælper. Der er ingen, der står alene, siger han.

Bump på vejen og besparelse af tid

Helt smertefrit er implementeringen af nye systemer og apps dog ikke gået. For eksempel begyndte de med at investere i 70 smartphones af ét mærke, men det virkede slet ikke, som de gerne ville have det til.

- Vi var nødt til skrotte dem, selvom det var en stor investering. Det har været svært for leverandørerne, IT-afdelingen osv. at rådgive os, for de vidste heller ikke så meget om det. Det, der ligger inde bag ved, som folkene i marken ikke skal døje med, har været svært. Den tekniske side er mere vanskelig end at få det i brug derude, siger Kræn Bach Holmberg.

Efterfølgende fik de styr på teknikken, og nu kan lederne udrulle nye apps til alle medarbejdere på én gang, så de ikke selv skal finde og installere dem. Efterhånden er der også ved at være tidsbesparelser at hente ved, at alt er digitalt.

- Til at begynde med har det taget længere tid. Vi har haft den tid og hjælp, vi skulle bruge til det, og nu skal vi til at spare tiden derude, siger Svend Erik Vestergaard.

- Vi har sparet tid. For eksempel med dobbeltkørsel oo dokumentation, hvor man måske ikke kunne finde dokumenterne. Vores sagers gennemløbstid er blevet kortere. Tiden, fra en borger henvender sig til os, til vi har udført opgaven, er væsentligt reduceret, siger Kræn Bach Holmberg, der også fortæller, at der er kommet læserbreve om, at kommunens service er blevet bedre.

De digitale systemer er blevet hverdag.

- Nu går det godt efter min opfattelse. Der er selvfølgelig nogle ting, der kan gøres bedre, og som vi kan gøre bedre, og vi skal vænne os til, men det går den fine vej, siger Svend Erik Vestergaard.

- Vi har fået meget, meget bedre styr på, hvad vi laver. Det er klart det vigtigste, at vi præcist ved, hvad vi skal, og hvor langt vi er. Overblikket over præcist hvilke opgaver, vi har gang i er meget bedre. Vi har også nemmere ved at dokumentere vores arbejde, både ved hjælp af gps, og også om opgaverne er færdige, fotodokumentation og lignende, siger Kræn Bach Holmberg.