I Sorø Kommune stillede de medarbejderne på ældreområdet et spørgsmål: Hvordan får du hurtig overblik over en ny borger?

Svarene viste, at der langt fra er én indgang til borgeren, og at frontmedarbejderen nemt farer vild i det fælles omsorgs- og dokumentationssystem Nexus. 

Observationsnotat, døgnrytmeplanen, plejeforløbsplan, handlingsanvisning, funktionsvurdering og genoptræningsplanen er bare nogle af de indgange, der er til borgeren. 

Det har fået Sorø Kommune til at starte projektet "Væk med bøvlet - Forenkling af dokumentation i Nexus" - et projekt, der skal skabe mening og sammenhæng i det fælles dokumentationssystem, og som bruger Samskabt styring som metode.

- Formålet med projektet er at forenkle dokumentationen og få omsorgs- og dokumentationssystemet Nexus til at understøtte det tværfaglige samarbejde. Vi skal skabe et system, hvor det er let at se, hvad borgeren har brug for støtte til, siger udviklingskonsulent og projektleder Pernille Andersen, der er tovholder på projektet, som er støttet af Fremfærd.

Gode til at dokumentere monofagligt

Det stod hurtigt klart, at indsatsen skulle koncentreres om at skabe meningsfulde arbejdsgange for alle faggrupper i Nexus, da Nexus er det kommunikative knudepunkt i borgerforløb. Samtlige medarbejdere i Sorø Kommune på ældre- og sundhedsområdet bruger Nexus, og det uanset om borgeren skal genoptrænes, rehabiliteres, sikres færre hospitalsindlæggelser, eller om kommunen skal forebygge fx ensomhed eller underernæring. 

LÆS OGSÅ: Social- og sundhedsassistent: Det er sjovt og lærerigt at blive inddraget i Samskabt styring

I starten kiggede ledere og medarbejdere på, hvad hver enkelt faggruppe dokumenterer, og hvad praksis er på tværs. Her gjorde de en interessant opdagelse.

- Vi opdagede ret hurtigt, at vi er gode til at dokumentere monofagligt, men når det går på tværs, og det gør borgeren jo, så kan vi ikke se, hvad hinanden skriver. Vi skriver beskeder til hinanden, som ikke kommer frem til modtageren. Dermed er det svært at få et overblik over borgeren, siger Pernille Andersen.

Fra at være én indgang til ét samlet borgerforløb blev Nexus oplevet som en labyrint af veje og vildveje dikteret af, at hver faggruppe dokumenterer på sin måde, og hvor man som medarbejder ikke ved, om man skal finde vigtige borgeroplysninger under observationsnotat, døgnrytmeplan, handlingsanvisning, funktionsvurdering eller noget helt femte.

"Vi kan ikke se, hvad hinanden skriver"

Dette manglende overblik i Nexus oplever man også på pleje- og rehabiliteringscentret Egecentret. Her er leder Lone Rasmussen frustreret over, at hendes medarbejdere ikke kan se, hvad fx visitationen eller ergo- og fysioterapeuter skriver.

-  Det kan være oplysninger om boligforhold, rehabiliteringstiltag eller en synkevurdering, som det er nødvendigt for os at have, når vi har en borger fx i rehab-forløb. Der mangler en rød tråd i, hvor vi kan finde oplysningerne, siger Lone Rasmussen. 

LÆS OGSÅ: Blæksprutten i Samskabt styring: Jeg bygger relationer og sikrer ledelsesopbakning

Også social- og sundhedsassistent Poul Laursen er blevet opmærksom på, at de enkelte faggrupper bruger det fælles dokumentationssystem meget forskelligt.  

- Jeg kan se, at når visitator og terapeuter går ind på Nexus, så ser deres skærmbillede helt anderledes ud. Så forstår man bedre, at de har en anden tilgang både til systemet og til borgeren, siger han.

Fælles problemformulering

Efter at have identificeret hovedproblemet, formulerende ledere og medarbejdere sammen den problemformulering, de fremover vil arbejde med.

Problemformuleringen lyder: Hvor i omsorgssystemet Nexus skal vi dokumentere for at få et fælles overblik over vores samarbejde om borgeren?

Lige nu er projektdeltagerne i gang med at brainstorme ude på deres arbejdspladser i forhold til mulige løsninger.

For social- og sundhedsassistent Poul Laursen er håbet, at projektet kan give et bedre og mere meningsfyldt dokumentationssystem til gavn for borgerne.

- Nu har vi fået øjnene op for, at der er ting, der bliver dokumenteret forskellige steder. Og hvis vi kan samle det ét sted, får vi måske tre gange så mange oplysninger om hver enkelt borger, siger han.

Gør rød styring grøn

For projektleder Pernille Andersen er målet at gøre et rødt styringsværktøj mere grønt. Hun er inspireret af forsker Tina Øllgaard Bentzen, der bruger begreberne rød og grøn styring, hvor grøn styring opleves som nyttig og meningsfuld, mens rød styring opleves som dysfunktionel og demotiverende.

 - I starten drømte vi om at kunne spare en masse tid ved at forenkle dokumentationen. Det kommer vi ikke til. Til gengæld er vi i gang med at få gjort et værktøj meningsfuldt for de medarbejdere, der bruger det, og det er for os det vigtigste succeskriterium, siger hun og understreger, at næste skridt bliver at forbedre kvaliteten af det, medarbejderne skriver og observerer på.

- Forenkling er ikke det samme som kvalitet, der kan stå distancen, når Styrelsen for Patientsikkerhed kommer. Det er to sider af samme sag, og vi kommer til at arbejde videre med kvalitet i dokumentationen, når dette forløb slutter, siger Pernille Andersen. 

"Vi er afhængige af hinandens observationer"

På pleje- og rehabiliteringscentret Egecentret håber leder Lone Rasmussen på en kulturændring, så fokus fremover bliver på tværfaglig fremfor monofaglig dokumentation.

- Som rehabiliteringscenter arbejder vi meget tværfagligt. Vi kan kun have borgeren i centrum, hvis vi samarbejder og deler informationer på tværs af faggrupper. På den måde er vi helt afhængige af hinandens observationer. Jeg tror på, at det er muligt at skabe et mere enkelt og gennemskueligt system, fordi der er fokus tværfagligt på systemet, og vi er sammen om det. Vi glæder os allerede til, at det sker, siger hun.