Fremtiden byder på flere opgaver med færre ressourcer til rådighed. Derfor skal der tænkes kommune på en ny måde.

Sådan lyder det fra Slagelse Kommune, hvor medarbejderne spiller en helt central rolle i en kultur- og organisationsændring iscenesat af kommunaldirektør Frank E. Andersen.

Prøvehandling er første skridt til forandring

Sammen med fællestillidsrepræsentant Per T. Haugaard, der også er næstformand for HovedMED, har de udviklet ideen om prøvehandlinger, altså handlinger hvor man afprøver nye løsninger i mindre skala og ser, om de giver gode resultater og bedre velfærd for borgeren.

En prøvehandling skal igangsættes, hvis en medarbejder undrer sig over noget, bliver irriteret over noget eller drømmer om noget, forklarer kommunaldirektør Frank E. Andersen.

- Forandringer starter ved, at man prøver noget i det små. Det er derfor, vi arbejder meget med ordet prøvehandlinger for at sige: Hvis du oplever noget i dagligdagen, der ikke fungerer, så prøv noget nyt. Virker det, så kan vi jo snakke om, om vi skal eskalere det, siger han. 

Undren gav besparelse

For Per T. Haugaard, næstformand i HovedMED, giver prøvehandlinger medarbejdere mulighed for at sætte deres kompetencer mere i spil. 

- Det er dejligt konkret at arbejde med prøvehandlinger. Vi har i HovedMED haft fokus på kerneopgaven igennem flere år og udviklet dialogspil og hængt plakater op, men der er ikke rigtig sket noget, siger han. 

Per T. Haugaard fortæller om en prøvehandling, han har kendskab til i kraft af sin position som fællestillidsrepræsentant for lærerne i Slagelse Kommune.

Den handler om en skoleleder på en specialskole, der undrede sig over, at der blev brugt mange penge på taxa-transport af elever til og fra skole.

Det viste sig, at mange taxaer kørte forgæves efter elever, der var syge, men hvor skolen eller chaufføren ikke var orienteret om det.

- I prøvehandlingen fik skolelederen en administrativ medarbejder ud to timer om ugen til at gennemgå diverse bilag og mødeplaner. Det viste sig, at skolen har betalt 500.000 kroner for meget på et halvt år, siger Per T. Haugaard og understreger, at der nu er fundet en model for indberetninger af sygemeldinger, så spildte taxature kan undgås.

Hjælpeteam støtter iderige medarbejdere

Hvis en medarbejder har en god idé til en prøvehandling, står et lille hold af hjælpere klar til at guide videre. Per T. Haugaard er én af disse hjælpere. Han sidder i en gruppe sammen med kommunaldirektør Frank E. Andersen, der bl.a. tager stilling til, om en idé er god nok til at få et økonomisk tilskud eller dispensation fra regler.

- Vi har også en telefon, man kan ringe til, hvis man vil have hjælp til en prøvehandling. Det kan være, at man vil lave om på indkøbsordningen og har brug for svar på konkrete spørgsmål, siger Per T. Haugaard.

Opgør med New Public Management

Slagelse Kommune har ikke overblik over, hvor mange prøvehandlinger, der er sat i gang, eller hvordan det går med de enkelte handlinger. For hvis man ønsker at frisætte organisationen og udfordre New Public Management og behovet for kontrol, er det ikke et godt signal at sende, at man vil have styr på alt.

Frank E. Andersen og Per T. Haugaard har dog en klar fornemmelse af, at det går godt.

- Vi har masser af prøvehandlinger i gang, og initiativet kommer både fra enkelte medarbejdere, teams, arbejdspladser, områder og politikere, siger Frank E. Andersen, der har holdt over 40 møder med medarbejdere for at fortælle om muligheden for prøvehandlinger.

LÆS OGSÅ: Kulturskifte i Ballerup Kommune: Vi øver os hver dag i at inddrage medarbejderne

Inspireret af samskabt styring

Tankegangen bag prøvehandlinger er inspireret af ideer om samskabelse og medarbejderdemokrati. Kommunaldirektør Frank E. Andersen har også skelet til et projekt i Høje-Taastrup om samskabt styring, hvor kommunen i samarbejde med Fremfærd har mindsket bureaukrati ved at lade medarbejdere og ledere sidde omkring et bord og snakke om det, der bøvler. 

Humlen er, at medarbejdere i langt højere grad skal træffe selvstændige beslutninger i stedet for at følge en manual. De skal bruge den ressource, at de er tæt på borgeren og ved, hvad der rører sig. 

- Vi er nødt til at tænke kommune på en ny måde i fremtiden. Det er ikke en kritik af det, vi har gjort. Vi må bare konstatere, at vi har fået skabt et system, der gør, at vi på grund af rigide styringshierarkier har frataget de fagprofessionelle muligheden for at reflektere over det, de støder på, siger Frank E. Andersen.

Læs mere om erfaringerne fra Høje-Taastrup her

Kultur kommer før struktur

I Slagelse Kommune har de identificeret tre veje i jagten på at løse en opgave anderledes. 

• Tænke og udvikle nyt: Kan en opgave løses på en ny måde? Kan vi gå nye veje?
• Samskabelse: Kan en opgave løses sammen med andre?
• Digitalisering: Kan teknologi bidrage til en bedre opgaveløsning?

Når Per T. Haugaard taler med kolleger rundt om i kommunen, får han oplevelsen af, at de støtter den kulturændring, Slagelse Kommune er i gang med, og som også kræver, at de tager mere ansvar.

- Ingen siger, at det er en dårlig ide at få de fagprofessionelle mere i spil og bringe borgere og medarbejdere tættere sammen, siger han. 

Endnu er det uvist, i hvilken grad de nye adfærds- og kulturændringer vil kræve, at der også sker ændringer af strukturen. For Frank E. Andersen er det vigtig at starte med kultur. Ikke struktur.

- Det er kulturskiftet, der giver varige ændringer, men det er klart, at hvis vi skal lave kommune på en ny måde, så skal vi lave alt om. Det handler om servicedeklarationer og økonomistyring og alt muligt andet, siger han.

Ny mødestruktur forbedrer MED-samarbejdet

I hele processen med at skabe kulturskiftet har MED-systemet spillet en afgørende rolle. Hvis ikke medarbejderne bakker op om ændringer, sker der ikke noget.

Det lokale MED-udvalg eller TRIO skal inddrages, når en prøvehandling indledes på en skole eller institution. Samtidig har kommunen taget initiativ til at styrke samarbejdet i HovedMED.

En ny mødestruktur er indført, der bl.a. indebærer stående orienteringsmøder uden dagsorden, hvor ledere og medarbejderrepræsentanter kan drøfte løst og fast.

- Vi har også indført temamøder, hvor vi kan diskutere konkrete emner. Vi har fire ordinære møder og to årlige strategimøder. Ved at opdele møderne mere efter formål er det nemmere for os at se, hvad mødets formål er og forberede os, siger Per T. Haugaard. 

Ingen undskyldninger tolereres

I Slagelse er kommunaldirektør Frank E. Andersen villig til at ’gå hele vejen’ for at støtte et initiativ, der har bred opbakning. Det kan være medarbejdere, forældre og elever på skoleområdet, der er enige om, at noget bøvler og vil prøve noget nyt.

- Hvis man kan gå i gang uden ændringer, så gør man det. Hvis det kræver en lovændring, vil vi søge frikommune eller dispensation. Det er ikke nok at sige, det kan vi ikke, når noget kommer fra staten. Det vil vi ikke leve med længere. Borgeren skal have det bedste, siger han.