"Pedellerne flytter sig men forvent et ramaskrig"
Flemming Enemark og hans kolleger i driften var ikke begejstrede, da ejendomsdriften i Middelfart Kommune skulle 'helhedsorienteres'.
- Fortæl en pedel, at han skal i Ejendomscentret. Så bliver han helt hvid i hovedet.
Flemming Enemark husker tydeligt, hvordan det var, da Middelfart Kommune for at effektivere ejendomsområdet samlede driften af de kommunale bygninger i et nyoprettet Ejendomscenter.
Det fortæller han på en temadag, der handler om ny organisering af ejendomsdriften og de udfordringer, der kan opstå, når man omlægger driften af de kommunale bygninger.
Frygten for at skulle samles centralt
Flemming Enemark er teknisk service på en specialskole i Middelfart Kommune og har en funktion som distriktskoordinator. Han ved, at medarbejdernes største frygt ved en omlægning af ejendomsdriften er at miste det lokale tilhørsforhold og skulle møde ind centralt.
- Da vi startede, var vores største frygt at skulle samles i et ejendomscenter et sted i kommunen og blive sendt ud derfra. Hvis det skete, ville vi forlade vores job, siger han.
LÆS OGSÅ: Kommuner videndeler om ejendomsdrift: Der er intet facit
Dialogmøder med ejendomschefen
Forandringer skaber frygt, og rygter opstår hurtigt. Derfor er kommunikation nøgleordet i enhver forandringsproces, forklarer Flemming Enemark.
- Vi var overbeviste om, at vi skulle op på Entreprenørgården, hvor de var i gang med en udvidelse. Ingen kunne overbevise os om, at det ikke passede. De sagde også, at vi ville få samme løn. Du kan tro, at de lønsedler blev studeret grundigt, siger Flemming Enemark.
Men så begyndte ejendomschef Jane Haugaard Bruun at holde dialogmøder, så i stedet for en masse skriveri frem og tilbage, var der mulighed for at stille spørgsmål ansigt til ansigt.
- Vi kunne stille spørgsmål og få svar med det samme. Det gjorde, at folk faldt til ro, siger Flemming Enemark.
Ryddede aulaen på en time
Det, der for alvor har vendt medarbejdernes holdning til fælles ejendomsdrift, er, at de kan se, at det giver mening. De møder stadig ind på den samme arbejdsplads fx en lokal skole, men de har kolleger at sparre med i det lokale distrikt.
- Jeg kan huske en episode, hvor en kollega ringede og sagde: 'Jeg skal have tømt en aula og stille op til eksamen. Det vil tage en hel dag. Hvad skal jeg gøre?' Så sendte jeg en mail ud i mit distrikt, og hurtigt stod der otte deroppe, og det tog en time. Fra den dag vendte det, siger Flemming Enemark.
Ærlighed er vejen frem
Hans erfaring er, at 'pedeller går i baglås', og at holdningen generelt er: 'Dette er min skole, den skal I ikke røre'.
- Pedeller flytter sig, men forvent et ramaskrig. Vi er et sted nu, hvor vi kan sige: 'Vi ved, hvad vi skal, og vi er faldet til ro i det', og vi begynder at tænke over, hvordan vi kan hjælpe også ud over vores distrikt. Så der sker noget, siger Flemming Enemark, der mener, at det bedste argument for fælles ejendomsdrift er at forklare medarbejderne, at de sammen bedre kan passe alle kommunens bygninger.
- I mit distrikt er der 13 pedeller og 38 bygninger, så der er mange bygninger, hvor der ikke er en pedel. De skal jo også passes og vedligeholdes. Hvad hvis de falder sammen, fordi der ikke er en pedel? siger Flemming Enemark og giver et sidste godt råd:
- Hvis I skal have pedellerne med fra starten, så handler det om ærlighed og kommunikation ansigt til ansigt. I skal have en leder i Teknisk Service, ligesom vi har haft, der tager rundt og snakker med pedellerne og hilser på. Det betyder rigtig meget.
Ærlighed, tydelig kommunikation og nærværende ledelse er vejen frem, hvis man vil have succes med at reorganisere ejendomsdriften.
Det er erfaringen i Middelfart Kommune ifølge Bo Skjøth (tv), afdelingsleder for Teknisk Service, og ejendomschef Jane Haugaard Bruun.
- Jeg bruger meget tid på vejene med at besøge pedellerne, lære dem at kende og snakke om, hvilke opgaver de skal løse, for det er svært at gå fra at være styret af en skoleleder til en mere central styring, siger Bo Skjøth.
Samarbejdsaftaler giver tryghed
Han bruger også meget tid på samarbejdsmøder med deltagelse af både teknisk servicemedarbejder og institutionsleder, så lederen af fx skolen er tryg i, at de kan få den forventede service, selvom de ikke længere har deres ¨'egen' pedel.
- Vi har samarbejdsaftaler med de enkelte institutioner om, hvordan man fx bestiller en serviceopgave? Det kan være, at det fungerer at skrive i en lille, rød kinabog, eller at der kommunikeres via Aula. Der er ikke to institutioner, der er ens. Der er ikke to medarbejdere, der er ens, siger Bo Skjøth.
Tag kommunikationsbrillerne på
For ejendomschef Jane Haugaard Bruun er kommunikation og inddragelse nøgleordet.
- Vi har virkelig haft kommunikationsbrillerne på i denne proces, Derfor kan jeg også anbefale jer at få hjælp udefra, for vi bliver som kommune hurtigt fanget i drift, siger hun.
Kommunen har fået ekstern hjælp fra et konsulenthus til at nedsætte en række arbejdsgrupper, der blandt andet har kigget på, hvordan ejendomscentret skal organiseres og hvilke opgaver, det skal løse.
- Der er ingen tvivl om, at der er en gevinst at hente ved en mere helhedsorienteret drift, men det kommer ikke over natten. Det er et stort kulturarbejde at lære at samarbejde på tværs og være et nyt center, siger Jane Haugaard Bruun.
