Der findes ingen facitliste, når det gælder driften af kommunale bygninger, men det hjælper at søge inspiration hos andre kommuner, der er i gang med at reorganisere ejendomsdriften. 

Det blev slået fast, da repræsentanter fra både ejendomsadministrationen, ejendomsdriften og brugerinstitutioner i 10 kommuner mødtes til temadag i Middelfart, arrangeret af Fremfærd og Transition Aps.

Tal med hinanden og del viden 

Målet med dagen var - gennem fælles vidensdeling - at give et perspektiv på organisering af ejendomsdriften og gøre deltagerne klogere på, hvordan man selv kan gå til organiseringen af ejendomsdriften i egen kommune.

- Den helt store værdi for jer er at tale med hinanden og dele erfaringer. Der findes ikke ét problem i én kommune, der ikke er løst i en anden kommune, sagde Kristoffer Slottved, der er rådgiver i Transition og tidligere har arbejdet med kommunal ejendomsdrift i KL.

Bygningsdrift har betydning for klimaet

Den daglige drift af de kommunale bygninger har en afgørende betydning for kvaliteten af de kommunale kerneopgaver og spiller en central rolle i kommunernes egen indsats for klimaet.

- Det har derfor stor betydning, hvordan den enkelte kommune vælger at organisere ejendomsdriften, og der er mange ting at tage højde for, når organiseringen skal tilpasses lokale behov, sagde Kristoffer Slottved, der har været projektleder på Fremfærd-projektet Fælles ejendomsdrift.

Guide med 9 opmærksomhedspunkter

På dagen præsenterede Kristoffer Slottved en guide med 9 opmærksomhedspunkter, som kan hjælpe kommuner til at finde den rigtige lokale løsning.

Fremfærd Bruger, et samarbejde mellem KL og de faglige organisationer på miljø-, teknik- og kulturområdet, står bag guiden, der især er skrevet til chefer med drifts- og personaleansvar på ejendomsområdet, men også kan læses af andre.

I guiden peges der på, at inddragelse af medarbejdere, politikere og institutionsledere er helt centralt for en succesfuld reorganisering af ejendomsdriften.

Det samme er brugen af data, fordi det skaber overblik over økonomi og bygningsmasse.

- Der er et kæmpe potentiale for at lave effektiviseringer og bruge de kommunale kvadratmeter mere klogt. Men vær ærlig, hvis der skal spares. Hvis det er en besparelse, så kald det en besparelse, sagde Kristoffer Slottved.

Middelfart opretter ejendomscenter

På temadagen fortalte repræsentanter fra Middelfart Kommune om, hvordan de har 'helhedsorienteret' ejendomsdriften.

Ejendomschef Jane Haugaard Bruun har haft det overordnede ansvar for processen. Hun har tidligere erfaring med at centralisere og optimere ejendomsdriften i Faaborg-Midtfyn Kommune.

Alligevel var det sin sag at gå i gang med en så omfattende proces, der bl.a. omfatter inddragelse af brugere, medarbejdere, institutionsledere og opsamling af data.

- Én af de første ting, vi gjorde, var at søge sparring og støtte udefra. I Middelfart Kommune indgik vi et samarbejde med et konsulenthus, der kunne bistå med at facilitere arbejdsgrupper, fortalte hun.

Hvilke opgaver skal ejendomscentret løse?

Arbejdsgrupperne har kigget på fire centrale områder, blandt andet hvordan ejendomscentret skal organiseres, og hvilke opgaver det skal løse.

En arbejdsgruppe har også kigget på personalet: Hvem skal flytte arbejdssted og hvordan? Det er sket med involvering fra FOA.

- Inddragelse en helt afgørende, både af medarbejdere og brugere. Vi har lavet samarbejdsaftaler med alle lokaliteter. Det var et stort arbejde at lave en god 'bodeling' og sige: Hvor mange penge skal den enkelte institution beholde og til hvilke opgaver, og hvad skal ejendomscentret tage sig af? sagde Jane Haugaard Bruun.

LÆS OGSÅ: "Pedellerne flytter sig men forvent et ramaskrig"

Thisted sender styregruppe på temadag

Erfaringerne fra Middelfart Kommune er gode at tage ved lære af - også for en kommune som Thisted, fortæller direktør Lars Sloth fra Thisted Kommune.

Thisted er i gang med det, de kalder 'fælles ejendomsservice", og har sendt 13 personer afsted på temadag, blandt andet tre pedeller og to rengøringsmedarbejdere.

- Vi har nedsat en styregruppe med både leder- og medarbejderrepræsentanter, og da vi øjnede muligheder for at høre andres erfaringer, lejede vi en minibus, siger Lars Sloth, der er direktør for Børne- og Familieforvaltningen i Thisted Kommune.

Hedensted vil netværke

Også Hedensted Kommune er til stede på temadagen. Michael Edlefsen, leder af ejendomme og service i Hedensted Kommune, er kommet for at lytte og lære af andre.

- Jeg er kommet for at blive inspireret af andre kommuner og få et netværk i forhold til, hvordan andre kommuner arbejder med at få en ordentlig og god ejendomsdrift inden for en given økonomisk ramme, siger han.

Kommunikation til mange interessenter

De deltagende kommuner er enige om, at guiden med de 9 opmærksomhedspunkter er et brugbart redskab, ikke mindst er der et stort behov for klar og effektiv kommunikation til alle interessenter.

- Det er en svær opgave at reorganisere ejendomsdriften. Der skal kommunikeres både til medarbejdere, institutionsledere og opad til politikerne, og ejendomsdrift er ikke det mest sexede for en politiker, så hvad skal der til for at få politikerne til at interessere sig for bygninger og ejendomsdrift, lyder det fra én deltager.

En anden deltager har bidt mærke i kommunernes forskellighed i forhold til organisering af ejendomsdrift:

- Vi er 98 kommuner, og vi griber det meget forskelligt an. Det er det fede ved at komme på sådan en temadag: Der er gode erfaringer, og der er mindre gode erfaringer, og man kan lære af begge dele, lyder det.

"Vi er allerede bagud"

Kristoffer Slottved fortæller, at behovet for forandringer er presserende. Store dele af den kommunale bygningsmasse skal igennem større energirenoveringer de kommende år, hvis nye krav fra EU om årlige energieffektiviseringer på tre procent bliver en realitet. 

- Det bliver en gigantisk opgave, og vi er allerede bagud. Det bliver et paradigmeskifte af rang. Fremover skal kommuner kunne anvise mere grønne løsninger og svare på, hvordan man kan energirenovere de kommunale bygninger, siger han.