Dokumentation er en skal-opgave, alle skal løfte. Medarbejderne oplever det imidlertid ofte som bøvlet at skulle dokumentere. Der kan være kø til de stationære computere, tiden er knap, og man ved ikke, hvor i systemet, skal man skrive hvilke oplysninger, og hvornår det skal gøres.

Det giver frustration og irritation blandt medarbejderne og mindre tid til borgerne.

Brugte meget tid på dokumentation

Sådan var det også på Centerparken Ældrecenter i Videbæk i Ringkøbing-Skjern Kommune - et plejecenter med 33 boliger og godt 35 medarbejdere.

- Der var en fornemmelse af, at vi overdokumenterede, og at der ikke var enighed om, hvor forskellige ting skulle dokumenteres. Det betød, at vi brugte meget tid på dokumentation, som vi hellere ville bruge på borgerne, siger Stina Moustgaard Laustsen, leder af Centerparken Ældrecenter.

Christina Madsen, social- og sundhedsassistent på Centerparken Ældrecenter og tillidsrepræsentant for FOA, husker også frustrationen.

- Mange følte et stort arbejdspres, at de var bagud og ikke nåede det hele, siger hun. 

Men så læste Christina Madsen om SPARK på nettet og tænkte: 'Her er et forløb, hvor vi selv kan sætte ord på vores problemer. Der kommer ikke nogen og fortæller os, hvad vi skal gøre, for så glemmer vi hurtigt det hele igen, siger hun. 

Oplysninger er hurtigere tilgængelige

Det blev starten på et gratis SPARK-forløb, hvor en SPARK-konsulent fire gange er mødtes med en gruppe på plejecentret bestående af leder og tre medarbejdere.

Målet var at sikre en ensartet, letforståelig og relevant dokumentation gennem at gøre medarbejderne trygge i at dokumentere og skabe en kultur, hvor man hjælper hinanden.

Her godt ét år efter, er dokumentationsopgaven blevet både lettere og mere ensartet.

- Oplysninger er blevet hurtigere tilgængelige. Der følges mere grundigt op på utilsigtede hændelser, og der er frigivet tid til fx at arrangere aftenkaffe med beboerne. Jeg blev så glad, da aftenvagterne fortalte, at de nu havde tid til fælles aftenkaffe, siger leder Stina Moustgaard Laustsen. 

Samtidig har plejecentret fået en metode, de kan bruge, når medarbejdere skal inddrages i ting, der bøvler. 

- Vi er blevet ambassadører i en metode til inddragelse. Det er en metode, der er så enkelt, at vi hurtigt troede på, at vi kunne give den videre til vores kolleger, siger Anni Thyme, der er arbejdsmiljørepræsentant på Centerparken Ældrecenter.

Miniguide til brugen af dokumentation

Men tilbage til starten. Som en del af SPARK-forløbet blev det diskuteret, hvad det er ved dokumentation, der bøvler. På baggrund af det blev der lavet en miniguide til brugen af dokumentation bl.a. med præcisering af, hvordan og hvornår man opdaterer kalender og handleplaner.

Miniguiden blev printet ud, lamineret og lå ved alle stationære computere. Dernæst besluttede den fire-personer store SPARK-gruppe at inddrage alle kolleger i en proces, der tog udgangspunkt i spørgsmålet: "Hvordan kan vi hjælpe hinanden med at dokumentere gennem den nye miniguide?"

Ideen var at invitere alle medarbejdere til et personalemøde og at lade de fire i SPARK-gruppen facilitere mødet. For at klæde dem på til den opgave, blev gruppen af SPARK-konsulent Karin Thomassen introduceret til metoden "Bliv bedre til at inddrage kollegerne".

Det er en trin-for-trin-guide i, hvordan man inddrager kolleger. Metoden er bygget op, så man går fra individuel refleksion, til at snakke to og to og til sidst snakke sammen i en større gruppe. Der blev taget godt imod metoden, selvom kollegerne i starten var skeptiske. 

- De sagde: 'Åh nej, ikke endnu et møde. Det kommer der ikke noget ud af'. Men de blev overraskende. Det var ikke bare et teoretisk oplæg. Der blev arbejdet konkret med noget, som bøvler for dem i deres hverdag. Der kom nogle virkelig gode diskussioner, som fortsatte dagen efter, siger Anni Thyme, AMR og social- og sundhedshjælper.

Normalt at bede om hjælp

Mødet skabte samtidig en tryghed i medarbejdergruppen, der gør, at man nu bedre tør bede sine kolleger om hjælp, husker Christina Madsen, TR og social- og sundhedsassistent.

- Det er blevet normalt at sige: 'Vil du hjælpe mig med at lære det her'. Der er ingen, der gemmer sig. Det er en fælles opgave at blive dygtigere, siger hun.

Samtidig med mødet skete der én afgørende ting på Centerparken Ældrecenter, nemlig at Ringkøbing-Skjern Kommune har udleveret iPads til alle ansatte på kommunens plejecentre. Det har betydet, at der ikke længere er kø til de stationære pc'ere, og at medarbejderne kan dokumentere inde hos og sammen med borgeren.

Det har givet yderligere et løft i dokumentationen.

- Det er tydeligt, at der nu er flere oplysninger i beboernes journaler, hvilket også gavner vagtlægen. Vi kan sidde inde hos borgeren og give lægen de seneste informationer om blodtryk og medicin uden at skulle gå fra borgeren, siger Christina Madsen.  

Undervisning i Nexus

For at styrke dokumentationen yderligere vil plejecentret i den kommende tid afholde intern undervisning i dokumentations-systemet Nexus og Fællessprog III. For det betyder noget, at alle kan skrive de rigtige ord i taglinen, så man øger søgbarheden.

- Sådan én som mig kan godt bruge undervisning i, hvad det er for et tag, jeg bruger. Her skal vi kolleger hjælpe hinanden, siger Anni Thyme. 

Hun oplever, at kollegerne generelt har fået mere tid og overskud til at lave aktiviteter med beboerne.

- Jeg ser aftenvagter, der går tur med borgerne før aftensmaden. Det skete sjældent før, siger hun. 

Små skridt er guld

Fra Centerparken Ældrecenter er meldingen, at et SPARK-forløb er tiden og umagen værd.

- SPARK kan absolut anbefales. For mig er det bedste, at vi har fået en metode til de ting, der bøvler. En metode, der skaber engagement hos vores kære kolleger. Værdien ligger i at tage meget små skridt. De små skridt er guld, siger Christina Madsen, TR.  

Leder Stina Moustgaard Laustsen supplerer:

- Det er aldrig en skam at bede om hjælp. Hos SPARK er den hjælp, man får, lige til at gå til. Forløbet er meget struktureret, og der er en rød tråd fra møde til møde, siger hun.